Qué incluye y qué no incluye una cotización de transporte
Una cotización de transporte especial normalmente incluye vehículo, conductor, combustible, peajes del recorrido y la documentación del servicio. Lo que casi siempre se cobra aparte es la hora adicional, la espera no prevista, los cambios de ruta y la pernocta del conductor en viajes de varios días.
La mayoría de las discusiones por una factura de transporte no vienen de la tarifa, sino de lo que nadie preguntó. Esta guía es la letra pequeña, puesta grande.
Lo que entra en la tarifa
- El vehículo, con tarjeta de operación, SOAT y revisión técnico-mecánica vigentes.
- El conductor, con licencia de la categoría correspondiente.
- Combustible y peajes del recorrido que se cotizó.
- El FUEC del servicio, que el conductor porta durante todo el viaje.
- Las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual.
- El tiempo de espera que esté dentro de la jornada contratada.
- Seguimiento GPS del recorrido.
Lo que se cobra aparte
| Concepto | Cuándo aplica | Qué preguntar antes |
|---|---|---|
| Hora adicional | El servicio se extiende más allá de lo contratado | Cuánto vale la hora, por escrito |
| Espera no prevista | El vehículo queda inmovilizado esperando | Cuántos minutos de tolerancia hay |
| Cambio de ruta | Se añaden paradas o cambia el destino | Cómo se ajusta y quién lo autoriza |
| Pernocta del conductor | Viajes de más de un día | Si se cotiza aparte o va incluido |
| Recargo nocturno, dominical o festivo | Según la franja del servicio | Desde qué hora empieza a contar |
| Parqueadero en destino | Algunos eventos y centros comerciales lo cobran | Quién lo asume |
La hora adicional es el número que importa
De todos los conceptos de la tabla, uno solo explica la mayoría de las facturas más altas de lo esperado: la hora adicional.
Es razonable que exista: si el grupo sale tres horas después de lo previsto, el vehículo y el conductor estuvieron ocupados esas tres horas. Lo que no es razonable es enterarse del valor cuando ya pasó. Pídelo por escrito en la cotización, antes de firmar. Una empresa que no quiere darlo está diciendo algo.
Las seis preguntas que conviene hacer
- ¿La tarifa incluye combustible y peajes del recorrido completo, ida y regreso?
- ¿Cuánto vale la hora adicional?
- ¿Cuántos minutos de espera están incluidos en cada punto?
- ¿Qué pasa si cambiamos una parada el mismo día?
- ¿La pernocta del conductor está dentro o se cobra aparte?
- ¿Desde qué hora aplica el recargo nocturno?
Son seis minutos de conversación que evitan la discusión del final.
Lo que nunca debería cobrarse aparte
Hay tres cosas que forman parte de prestar el servicio legalmente y que no son un extra: el FUEC, las pólizas y la tarjeta de operación del vehículo. Si aparecen como línea adicional en una cotización, conviene preguntar por qué. Qué son y por qué son obligatorios está en qué es el FUEC y en qué pólizas debe tener una empresa de transporte especial.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir una cotización cerrada sin extras?
Sí, siempre que el plan esté cerrado: ruta definida, horas definidas y sin esperas abiertas. Cuando el día es incierto, lo honesto es cotizar por jornada y no fingir que no habrá variaciones.
¿Qué pasa si el grupo se demora en el destino?
Si la demora cabe dentro de la jornada contratada, no se cobra nada. Si la excede, aplica la hora adicional a la tarifa que quedó escrita.
¿Los peajes de regreso están incluidos?
Si se cotizó ida y regreso, sí. Es una de las cosas que conviene confirmar explícitamente, porque algunas cotizaciones solo contemplan la ida.
¿Se factura electrónicamente?
Sí, con el detalle del servicio, que es lo que el área contable necesita para soportar el gasto.
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