Qué incluye el alquiler de un bus con conductor

PorAdmins

Qué incluye el alquiler de un bus con conductor es la pregunta que casi nadie hace antes de firmar y todo el mundo hace después. La diferencia entre una cotización barata y una realista casi nunca está en la tarifa: está en lo que cada una da por incluido.

Esta es la lista completa, en tres bloques: lo que siempre entra, lo que se cobra aparte y lo que no cubre nadie.

Lo que siempre debe estar incluido

Concepto Qué significa
Conductor asignado Con licencia de la categoría del vehículo y datos compartidos antes del servicio
Combustible De todo el recorrido cotizado, ida y regreso
Peajes Del corredor, en ambos sentidos, a la tarifa de la categoría del vehículo
FUEC El extracto del contrato, que el conductor porta durante toda la prestación
Pólizas RCC y RCE Responsabilidad civil contractual y extracontractual vigentes
Tarjeta de operación Del vehículo concreto que presta el servicio
Revisión técnico-mecánica Vigente
Seguimiento GPS Durante todo el recorrido
Alimentación del conductor Dentro de la jornada contratada

Los montos de las pólizas no son discrecionales: el Decreto 348 de 2015 fija un mínimo de 100 SMMLV por persona tanto en la contractual como en la extracontractual. Si una empresa no te puede decir sus montos, no los tiene claros.

Lo que se cobra aparte

  • Horas adicionales sobre la jornada pactada. Pide siempre la tarifa por escrito antes de firmar: es la cláusula que más discusiones evita.
  • Días adicionales, si el plan se extiende.
  • Hospedaje y alimentación del conductor cuando el viaje pasa de un día. En un servicio de cuatro días fuera de Bogotá esta partida puede pesar tanto como una jornada completa.
  • Parqueaderos en destino, en hotel o en escenarios de evento.
  • Desvíos fuera del radio acordado. Moverse dentro de la ciudad de destino suele estar incluido; salir a un municipio vecino normalmente no.
  • Vehículo de apoyo si el material no cabe en la bodega.
  • Segundo conductor en trayectos largos, cuando no se contempló desde el inicio.

Ninguno de estos debería sorprenderte en la liquidación. Si aparecen después, es que la cotización estaba incompleta.

Lo que no cubre nadie, y conviene saberlo

Aquí está el punto que menos se explica y más problemas genera: las pólizas obligatorias del transporte especial cubren personas, no equipaje ni material.

Si el grupo viaja con equipos de valor —instrumentos, herramienta, bicicletas de competencia, equipo audiovisual, muestras comerciales— eso debe asegurarse por aparte, con una póliza de transporte de mercancías o dentro de la póliza de la empresa contratante.

Un proveedor que te asegure que “eso está cubierto” sin mostrarte la póliza está prometiendo algo que la ley no le exige tener. Más detalle en qué pólizas debe tener una empresa de transporte especial.

El FUEC: el documento que hace legal el viaje

Es el que más se omite y el único que puede dejar al grupo en la carretera. El FUEC —Formato Único de Extracto del Contrato— demuestra que ese viaje concreto, en ese vehículo y con ese conductor, está amparado por un contrato de transporte especial.

Según el artículo 10 de la Resolución 6652 de 2019, cuando la autoridad de control en vía advierte que el FUEC no existe o fue alterado, debe inmovilizar el vehículo. No es una multa administrativa: el viaje se acaba ahí.

Tres comprobaciones de treinta segundos cuando llegue el vehículo:

  1. Que la placa del FUEC sea la del vehículo que tienes delante.
  2. Que el conductor que se presenta sea el que figura en el documento.
  3. Que las fechas cubran todo el servicio, incluido el regreso.

Todo lo demás está en qué es el FUEC y por qué debe estar en cada viaje.

Qué pedir por escrito antes de firmar

  • Capacidad exacta del vehículo y fotos del vehículo real, no de catálogo.
  • Jornada incluida: hora de inicio, hora de corte y tarifa de hora adicional.
  • Detalle de peajes del corredor.
  • Radio de operación incluido en destino.
  • Tarifa de día adicional, aunque parezca improbable necesitarla.
  • Política de cancelación y reprogramación.
  • Nombre y teléfono del contacto de operación durante el servicio — y a qué hora contesta.

Ese último punto es el que separa a una empresa de un intermediario. Pregúntalo tal cual: ¿quién me contesta un domingo a las cinco de la mañana?

Preguntas frecuentes

¿El combustible va incluido en el alquiler de un bus?

Sí, en el recorrido cotizado. Los kilómetros fuera de ese recorrido se liquidan aparte, por eso conviene definir bien el radio de operación en destino.

¿Hay que pagarle la comida al conductor?

Dentro de la jornada contratada, no: va en la tarifa. Cuando el servicio implica pernocte, el hospedaje y la alimentación del conductor sí se cotizan aparte y deben aparecer desde la propuesta inicial.

¿Qué pasa si el grupo se demora más de lo previsto?

Se aplica la tarifa de hora adicional pactada. Si no está pactada, la conversación se tiene al final del servicio, que es el peor momento posible.

¿La empresa responde si se daña una maleta o un equipo?

Las pólizas obligatorias cubren personas, no material. El equipaje de valor debe asegurarse por aparte. Conviene dejarlo claro por escrito antes del viaje.

¿Qué diferencia hay entre alquilar con conductor y un rent a car?

Son dos figuras legales distintas. Alquilar un vehículo sin conductor es arrendamiento. Contratar el traslado de un grupo con conductor de la empresa es servicio público de transporte especial, y exige habilitación del Ministerio, FUEC por viaje y pólizas. Lo explicamos en la diferencia entre transporte especial y transporte público.

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