Cómo contratar transporte de usuarios con una EPS o IPS
Un contrato de transporte de usuarios de la salud se cae por dos motivos: documentación que no estaba vigente, o una estructura de cobro que no coincidía con cómo se usa el servicio. Los dos se resuelven antes de firmar, y esta guía es para el lado que contrata.
Paso 1 — Definir qué servicio se está contratando
Antes de pedir cotizaciones hay que saber si lo que se necesita es transporte asistencial o transporte de usuarios de la salud, porque se piden documentos distintos a entidades distintas. Si el usuario no requiere atención durante el recorrido, es lo segundo. La distinción completa está en transporte asistencial vs. transporte especial de pacientes.
Paso 2 — La lista de documentos que hay que exigir
En este orden, y todos vigentes a la fecha de la firma:
| Documento | Qué prueba | Dónde se verifica |
|---|---|---|
| Resolución de habilitación | Que la empresa puede prestar transporte especial | Ministerio de Transporte |
| Tarjeta de operación por vehículo | Que ese vehículo específico está autorizado | El documento, vehículo por vehículo |
| FUEC del servicio | Que el viaje está amparado por un contrato | Lo porta el conductor en cada servicio |
| Pólizas RCC y RCE | Que hay quien responde ante un siniestro | Certificado de la aseguradora, con vigencia |
| SOAT y revisión técnico-mecánica | Que el vehículo está legal para circular | Por vehículo |
| Hojas de vida de conductores | Licencia y categoría al día | Carpeta del contrato |
| Cámara de comercio y RUT | Existencia y representación legal | Documentos de la empresa |
| Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo | Que la operación tiene un marco de seguridad | Documental |
Dos advertencias que ahorran problemas después. La primera: la habilitación es de la empresa, la tarjeta de operación es del vehículo. Una empresa habilitada puede poner en la ruta un vehículo sin tarjeta vigente, y eso invalida el servicio aunque la empresa esté en regla. La segunda: el FUEC no se entrega al firmar el contrato, se emite por servicio, así que en la carpeta va el modelo y en la operación se verifica que el conductor lo porta. Lo detallamos en qué es el FUEC.
Paso 3 — Elegir cómo se estructura el cobro
Es la decisión que más determina si el contrato sale bien, y depende de cómo se comporta la demanda:
| Modalidad | Cuándo conviene | Riesgo |
|---|---|---|
| Por ruta — tarifa mensual por recorrido y franja | Tratamientos recurrentes con usuarios estables: diálisis, terapias, oncología | Pagar capacidad que no se usa si el esquema se vacía |
| Por cupo — tarifa por usuario transportado | Esquemas con rotación alta de usuarios | Costo variable difícil de presupuestar |
| Por traslado — tarifa por servicio individual | Egresos, citas puntuales, casos aislados | El más caro por unidad; se dispara si el volumen crece |
Lo habitual en una entidad de tamaño medio es un modelo mixto: rutas para los tratamientos periódicos, que son el volumen predecible, y traslados individuales para egresos y casos puntuales. Intentar cubrir todo con una sola modalidad es lo que produce sobrecostos por un lado y desabastecimiento por el otro.
Paso 4 — Fijar los indicadores del contrato
Un contrato de transporte de usuarios que solo se mide por precio se degrada en pocos meses. Estos cuatro indicadores son los que muestran si la ruta funciona:
| Indicador | Qué revela |
|---|---|
| Recogidas cumplidas sobre programadas | La confiabilidad real de la operación |
| Puntualidad frente a la hora de la cita | Si el usuario llega a tiempo o pierde el cupo |
| Tiempo puerta a puerta del usuario | El que más predice el abandono del tratamiento |
| Novedades por ruta y por mes | Dónde está el problema: dirección, franja, vehículo o conductor |
El tercero es el que más se descuida. Una ruta que ahorra dinero pero le suma dos horas al día a un paciente en quimioterapia acaba costando en la cuenta de la adherencia, no en la del transporte.
Paso 5 — Lo que conviene dejar por escrito
- Ventana de tolerancia de recogida y de espera, en minutos, y qué pasa cuando el usuario no está.
- Cupo del acompañante: cuándo aplica y si cuenta como cupo del vehículo.
- Procedimiento de cambio de programación y con cuánta antelación, para que un cambio semanal no implique recotizar.
- Vehículo de respaldo y tiempo máximo de reemplazo ante una falla.
- Reporte mensual: qué trae, en qué formato y para qué día del mes.
- Interlocutor único de operación por cada lado, con nombre y teléfono.
- Manejo de datos del usuario: qué información recibe el conductor y qué no.
Los errores más frecuentes del lado que contrata
- Adjudicar solo por tarifa. La propuesta más barata suele ser la que no incluyó la espera, y la espera es la mitad de este servicio.
- No pedir la tarjeta de operación de los vehículos concretos que van a la ruta. La habilitación de la empresa no la sustituye.
- Arrancar sin piloto. El mapa de direcciones de los usuarios siempre tiene errores, y se descubren operando, no en la mesa.
- No revisar el esquema durante meses. Los usuarios entran y salen del tratamiento; una ruta que no se rediseña termina moviendo aire.
Esta guía describe cómo funciona la cobertura según la normativa vigente y es información general, no una asesoría jurídica ni médica. Lo que corresponde en cada caso depende del concepto del médico tratante y de las condiciones particulares del usuario.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto antes hay que empezar el proceso?
Para un esquema de rutas conviene contar con tres o cuatro semanas entre la adjudicación y el arranque: es el tiempo de levantar el mapa de usuarios, diseñar los recorridos y correr el piloto. Un arranque en frío se paga en recogidas fallidas las primeras dos semanas.
¿Se puede empezar con una sola ruta y crecer?
Sí, y suele ser la mejor forma. Una ruta piloto con los usuarios de la zona más concentrada da los datos reales de tiempos y de cumplimiento con los que después se estructura el resto.
¿Qué pasa si la entidad tiene sedes en varias ciudades?
Se estructura por sede, con rutas independientes y un solo interlocutor de operación para todas. Lo que no funciona es tratar de resolver dos ciudades con una misma programación.
¿Qué se le entrega al área de auditoría?
La carpeta documental del contrato —habilitación, tarjetas de operación, pólizas, hojas de vida— más el reporte mensual de operación y los FUEC de los servicios del periodo. Es lo que sustenta el gasto.
Pide la carpeta completa antes de firmar
VASPA GO entrega habilitación, tarjetas de operación, pólizas y FUEC por servicio, y estructura el contrato por ruta, por cupo o por traslado según cómo se comporte la demanda. Mira el servicio de transporte de usuarios de la salud.
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