Cómo contratar transporte especial para empleados en Colombia: guía paso a paso
Contratar transporte especial para los empleados de una empresa no es tan complejo como parece, pero hay pasos que muchos responsables de compras se saltan sin darse cuenta. Esos pasos pueden costar caro: una empresa de transporte no habilitada, un contrato incompleto o la ausencia de pólizas adecuadas pueden dejar a la compañía expuesta legalmente ante cualquier incidente vial.
Esta guía explica el proceso completo, desde cómo verificar a un proveedor hasta qué debe incluir el contrato, con base en la normatividad colombiana vigente (Decreto 348 de 2015 y Decreto 431 de 2017).
Antes de contratar: 3 preguntas que debes responder primero
Antes de contactar proveedores, necesitas tener claros tres datos básicos que determinarán el tipo de servicio y el costo:
1. ¿Cuántos empleados necesitan el servicio y en qué zonas viven? Agrupa a los colaboradores por zonas geográficas (norte, sur, occidente, oriente de la ciudad). Esto permite diseñar rutas eficientes y calcular el número y tipo de vehículos necesarios.
2. ¿Cuáles son los horarios y turnos? Define si el servicio es de lunes a viernes en horario fijo, si hay turnos rotativos, si se necesita servicio nocturno o de fin de semana. Cada variable afecta el costo y la operación.
3. ¿Es un servicio permanente o puntual? Un contrato de outsourcing mensual o anual (rutas fijas diarias) es muy diferente a un servicio ocasional para un evento. Tener claro esto evita contratar una modalidad que no se ajusta a la necesidad real.
Con estas tres respuestas en mano, el proceso de contratación es mucho más ágil.
Paso 1 — Verifica que la empresa esté habilitada por el Ministerio de Transporte
Este es el paso más importante y el que más se omite. La ley colombiana es clara: ninguna persona natural o jurídica puede contratar transporte especial directamente con el propietario, tenedor o conductor de un vehículo. El servicio solo puede contratarse con una empresa legalmente constituida y habilitada en la modalidad de transporte especial por el Ministerio de Transporte.
Cómo verificarlo:
- Ingresa al RUNT (Registro Único Nacional de Transportadores) en www.runt.com.co y consulta el NIT o razón social del proveedor.
- Solicita directamente a la empresa la resolución de habilitación expedida por el Ministerio de Transporte o por la autoridad de transporte departamental correspondiente.
- Verifica que los vehículos que te ofrezcan tengan tarjeta de operación vigente en la modalidad de transporte especial. Los vehículos de servicio particular o de otra modalidad no pueden prestar este servicio legalmente.
Una empresa habilitada también debe tener implementado su Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), exigido por la Ley 1503 de 2011 para empresas con más de 10 vehículos o que prestan servicio de transporte de personal.
Paso 2 — Levanta el mapa de movilidad de tus empleados
Con la lista de colaboradores que necesitan el servicio, construye un mapa de movilidad básico:
- Reúne las direcciones de residencia de los empleados (o la zona del barrio, si no quieres manejar datos personales en esta fase).
- Identifica los puntos de llegada: planta, oficina, bodega.
- Agrupa por zonas para definir rutas lógicas (una ruta no debería cruzar la ciudad innecesariamente).
- Anota los horarios de entrada y salida por turno.
Con este documento puedes pedirle a cualquier empresa de transporte que diseñe las rutas y te presente una propuesta. Las empresas serias hacen el estudio de ruta de forma gratuita antes de cotizar.
Paso 3 — Solicita cotizaciones y compáralas correctamente
Contacta al menos dos o tres proveedores habilitados y compárteles el mismo mapa de movilidad para que las propuestas sean comparables. Al revisar las cotizaciones, evalúa:
- Tipo y capacidad de los vehículos ofrecidos (camioneta, buseta, bus).
- Antigüedad de la flota: la norma prohíbe vehículos con más de 15 años de uso en transporte especial.
- Número de vehículos asignados a tu operación.
- Incluye o no el conductor de reemplazo en caso de novedad.
- Plataforma de seguimiento GPS: si tienen portal o app para que el cliente haga seguimiento en tiempo real.
- Coordinador de cuenta asignado: quién responde cuando hay una novedad operativa.
- Condiciones de facturación: deben facturar electrónicamente con todos los requisitos DIAN.
El precio más bajo no siempre es la mejor opción. Un proveedor que no tiene GPS activo, no asigna conductor de reemplazo o no tiene coordinador de cuenta va a generar problemas operativos que terminarán costando más.
Paso 4 — Revisa qué debe incluir el contrato
El Decreto 348 de 2015 (compilado en el Decreto 1079 de 2015) establece que todo servicio de transporte especial debe formalizarse mediante contrato escrito. No existe el servicio de transporte especial “de palabra”. El contrato debe incluir como mínimo:
✅ Número consecutivo del contrato (asignado por la empresa de transporte) ✅ Nombre e identificación de las partes (empresa de transporte y empresa contratante) ✅ Objeto del contrato: descripción del servicio de transporte ✅ Rutas y paradas definidas ✅ Horarios de prestación del servicio ✅ Número y tipo de vehículos asignados ✅ Número de pasajeros a movilizar ✅ Valor del servicio y condiciones de pago ✅ Duración del contrato (fecha de inicio y terminación) ✅ Áreas de operación autorizadas ✅ Obligaciones y deberes de cada parte ✅ Condiciones para modificar rutas o paradas
El contrato debe estar firmado por el representante legal de la empresa contratante y por el representante legal de la empresa de transporte. Guarda una copia firmada en los archivos de la empresa.
Paso 5 — Verifica las pólizas de seguro
La norma exige que las empresas de transporte especial cuenten con dos pólizas obligatorias para todos los vehículos de su flota:
Póliza de responsabilidad civil contractual: Cubre los daños causados a los pasajeros durante la prestación del servicio. El monto asegurable mínimo es de 100 SMMLV por persona (equivalente a $175.090.500 para 2026, con base en el SMMLV de $1.750.905).
Póliza de responsabilidad civil extracontractual: Cubre daños causados a terceros (personas o bienes ajenos al contrato) durante la operación del vehículo.
Solicita los certificados de cobertura de ambas pólizas antes de iniciar el servicio y verifica que estén vigentes. Esta documentación es la que protege a tu empresa si ocurre un siniestro.
Paso 6 — Exige el FUEC en cada servicio
El FUEC (Formato Único de Extracto del Contrato) es un documento que debe portar cada vehículo durante la prestación del servicio. Es el extracto del contrato que las autoridades de tránsito verifican en los controles de carretera. Un vehículo de transporte especial sin FUEC vigente está prestando el servicio de forma irregular, y eso puede significar sanciones para el operador y eventualmente para la empresa contratante.
El FUEC debe incluir el número de contrato, las partes, las rutas, los horarios y los vehículos asignados. La empresa de transporte es la responsable de generarlo y mantenerlo actualizado, pero como contratante tienes el derecho de exigir que te muestren el documento.
Paso 7 — Define el mecanismo de seguimiento y novedades
Una vez iniciado el servicio, establece con el proveedor los siguientes mecanismos:
- Canal de comunicación para novedades: ¿A quién llama el conductor si tiene un inconveniente? ¿Quién notifica a la empresa contratante?
- Coordinador de cuenta: La persona en la empresa de transporte que responde por la operación de tu contrato.
- Reportes de operación: Frecuencia y formato de los informes de cumplimiento de rutas y horarios.
- Acceso a GPS: Posibilidad de hacer seguimiento en tiempo real desde un portal o aplicación.
- Proceso para modificar rutas: Qué anticipación se requiere para agregar o quitar paradas o cambiar horarios.
- Protocolo ante accidente o incidente: Qué pasos sigue la empresa de transporte y cómo notifica a la empresa contratante.
Errores más comunes al contratar transporte de personal
Contratar directamente con el conductor o propietario del vehículo. Es ilegal según el Decreto 348 de 2015 y deja a la empresa sin respaldo legal ni cobertura de seguros en caso de accidente.
No verificar la habilitación del proveedor. Una empresa que opera sin habilitación puede ser sancionada y suspendida por la Superintendencia de Transporte en cualquier momento, dejando la operación de la empresa contratante sin servicio de un día para otro.
Firmar un contrato incompleto. Contratos sin rutas definidas, sin número de pasajeros o sin valor claro generan disputas y dificultan reclamar ante incumplimientos.
No exigir las pólizas vigentes. Si ocurre un accidente con un vehículo sin pólizas al día, la empresa contratante puede quedar expuesta a reclamaciones directas.
Evaluar solo por precio. El proveedor más barato frecuentemente sacrifica flota, seguros o personal de apoyo. El costo real del servicio incluye la seguridad jurídica y operativa.
No definir cómo se manejan las novedades. Sin un protocolo claro, el primer conductor enfermo o el primer vehículo averiado puede dejar sin transporte a un grupo de empleados sin que nadie sepa a quién llamar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar transporte especial para un solo día o un evento puntual? Sí. El contrato puede ser por una fecha específica. En ese caso, el contrato debe indicar claramente la fecha de inicio y terminación del servicio, y se aplican los mismos requisitos de habilitación, pólizas y FUEC que para los contratos de largo plazo.
¿La empresa de transporte puede usar vehículos de servicio particular para prestar el servicio? No. Los vehículos deben estar vinculados a la empresa de transporte especial y contar con tarjeta de operación en esa modalidad. Un vehículo de placa blanca de servicio particular no puede prestar legalmente este servicio.
¿Qué pasa si el vehículo asignado tiene un daño mecánico? El contrato debe establecer la obligación del proveedor de disponer de vehículos de reemplazo. Exige esta cláusula antes de firmar. Una empresa seria siempre tiene capacidad de sustitución para garantizar la continuidad del servicio.
¿Puedo descontar el auxilio de transporte de la nómina si contrato el servicio? Sí. Según el Decreto 304 de 2020, cuando la empresa suministra transporte directo a sus empleados, no está obligada a pagar el auxilio de transporte legal (fijado en $249.095 para 2026). Esto representa un ahorro real en nómina que puede compensar parcialmente el costo del servicio.
¿El contrato de transporte especial debe registrarse ante alguna entidad? No hay un registro formal ante una entidad, pero la empresa de transporte tiene la obligación de numerar consecutivamente sus contratos y tenerlos disponibles para inspección de la Superintendencia de Transporte en cualquier momento.
Conclusión
Contratar transporte especial para empleados en Colombia es un proceso sencillo cuando se hace en el orden correcto: verificar la habilitación del proveedor, levantar el mapa de movilidad, comparar propuestas con criterios claros, revisar el contrato y las pólizas, y definir el mecanismo de seguimiento. Hacer bien estos pasos protege a la empresa, a los empleados y garantiza la continuidad de la operación.
Si estás en proceso de evaluar proveedores para el transporte de tu personal en Bogotá o en cualquier otra ciudad de Colombia, en VASPA GO Transportes te acompañamos en cada paso: desde el diseño de rutas hasta la firma del contrato y el seguimiento diario del servicio.
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Última actualización: abril 2026 Categoría: Transporte empresarial / Normatividad Tags: contratar transporte especial empleados, Decreto 348 transporte, FUEC transporte especial, pólizas transporte especial Colombia, RUNT habilitación transporte